こんにちは！まーさんです！
パワポで組織図や体制図を作成する際、
四角形と線で地道に作ってませんか？
実はもっと簡単に作成できる方法があります！
本記事ではパワポの小ワザ紹介として
「パワポで組織図/体制図を素早く作成する方法」
を解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
資料作成はレイアウトの工夫と作業効率が重要
わかりやすい資料を作るうえで、
「見やすいレイアウト」にすることは
必須事項です。
パワポは、視覚的に
物事を説明するための
ツールとなります。
そのため、
視覚情報に直結するレイアウトは
パワポにおける重要ポイント
となるのです。
見やすいレイアウトを身に付ければ
相手にこちらの伝えたいことを
スムーズに伝えることができるようになります。
これにより
- 説明に余分な時間を取られない
- 本来議論したい内容に集中できる
- 認識齟齬によるトラブルを回避できる
という効果が得られ、
仕事が上手く進むようになります！
逆に見やすいレイアウトになっていなければ
十分な説明をしても、相手はあまり理解できません。
これにより
- 説明ばかりに時間を取られてしまう
- お互いにストレスが溜まり、仕事が円滑に進まない
- 認識齟齬が後から発覚し、問題になる
- 周りからの評価が下がる
といった結果になってしまいます。
見やすいレイアウトにするだけで
仕事が上手く進むようになります！
図やグラフは視覚的に見やすくする代表的な表現方法です。
しかし、組織図や体制図などを一から作るのは手間がかかってしまうかと思います。
図の作成に時間がかかってしまい、
わかりやすい内容にブラッシュアップする時間が無くなってしまっては
イマイチな資料となってしまいます。
本シリーズで紹介する図やグラフの小ワザを身に着ければ
作業効率を上げ、パワポ作成時間を短縮することができます。
ぜひ本記事を参考にしてみてください！
わかりやすいレイアウトと作業効率UPで給料UP！？
見やすいレイアウトを覚えると、
相手の評価がガラリと変わります。
僕は以前、作ったパワポすべてに
「わかりにくい」と
指摘を受けてしまう状態でした。
それを改善すべく、
「わかりやすいパワポ」の作り方を
本やYouTube、プレゼン講座などで勉強しました。
その中でプレゼン講座で
実際に作成したパワポに対して
フィードバックをもらうことができました。
そこで、僕のパワポが
わかりにくくなってしまう原因が
明確になりました。
その原因こそが。。
「レイアウト」
だったのです！
そして、レイアウトを改善したところ、
「わかりやすいパワポ」
が作成できるようになりました。
周りの評価も大きく改善し、、
「わかりにくい」とダメ出しばかりだったのが
「わかりやすい」と褒めていただけるようになりました。
それだけでなく、
パワポ資料がわかりやすいことで
仕事がスムーズに進むようになりました。
また、パワポの便利機能や小ワザも
一緒に身に着けたことにより
パワポ資料の作成時間も
大幅に短縮することができました。
（これまで半日～1日以上かかっていたのが
2~3時間ほどで作成できるようになりました）
その結果、ボーナスで最高ランクの評価をいただいたり、
20代でプロジェクトマネージャーを任されるようになるなど
仕事全体が良い方向に進みました。
パワポで組織図を素早く作成する方法
組織図や体制図を作る際、
四角形と線で一から作るのは手間がかかります。
しかし、テキストボックス→SmartArt変換すると
素早く作成することができます。
具体的な作成方法について、解説していきます。
テキストボックスに組織を入力
テキストボックスに組織/体制情報を入力します。
その際、キーボードのTabキーで階層構造を表現するようにします。
SmartArtに変換
作成したテキストボックスを選択し、
ホーム > SmartArtに変換 > 組織図
で変換します。
デザインを整える
SmartArtに変換後、
-
SmartArtのデザイン > 色の変更
でお好みにデザインに変更して完成です。
別の方法として
-
右クリック > 図形に変換
で図形として編集することも可能です。
まとめ
本記事では、
「パワポで組織図/体制図を素早く作成する方法」を解説しました。
パワポ資料を作成する際は
今回紹介した方法を参考にしてみてください。
僕の公式LINEでは、
「わかりやすいパワポの作り方」noteを無料配布しています。
- 資料構成をどのように考えたらよいか
- 見やすい資料にするにはどのようなレイアウトにしたらよいか
などを解説しています。
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あなたもパワポマスターになって
理想のキャリアを進んでいきましょう！！
これからもまーさんをよろしくお願いします^ ^
